Электронный документооборот (ЭДО) позволяет быстро и удобно обмениваться документами в цифровом формате. Отправка сканированных документов через ЭДО требует соблюдения определенных правил и использования специализированных сервисов. В этой статье рассмотрим пошаговый процесс отправки скана документа через систему ЭДО.
Содержание
1. Подготовка скана документа
Перед отправкой документа убедитесь, что он соответствует требованиям:
- Формат файла: PDF, JPEG или PNG (рекомендуется PDF для многостраничных документов).
- Четкость сканирования: текст должен быть легко читаемым.
- Разрешение: не менее 300 DPI.
- Название файла: должно отражать содержание документа (например, "Договор_№123_от_01072024.pdf").
2. Выбор системы ЭДО
Для отправки скана документа необходимо использовать одну из систем электронного документооборота. Популярные платформы в России:
- Диадок (от Сбис);
- Контур.Диадок;
- Тензор (СБИС);
- 1С-ЭДО;
- Калуга-Астрал.
3. Авторизация в системе ЭДО
Для работы с ЭДО необходимо:
- Зарегистрироваться в выбранной системе.
- Получить электронную подпись (ЭП) для подписания документов.
- Установить необходимое ПО (например, криптопровайдер для работы с ЭП).
4. Загрузка и отправка скана
После подготовки документа выполните следующие шаги:
| 1. | Войдите в систему ЭДО под своей учетной записью. |
| 2. | Нажмите кнопку "Создать документ" или "Отправить файл". |
| 3. | Загрузите подготовленный скан документа. |
| 4. | Укажите получателя (по ИНН, email или через список контрагентов). |
| 5. | Подпишите документ электронной подписью. |
| 6. | Отправьте документ. |
5. Подтверждение отправки
После отправки система ЭДО должна предоставить уведомление об успешной передаче документа. Рекомендуется:
- Сохранить квитанцию или идентификатор отправки.
- Проверить статус документа в истории отправок.
- Убедиться, что получатель получил документ (в некоторых системах есть уведомления о прочтении).
Заключение
Отправка скана документа через ЭДО — удобный и безопасный способ обмена документами. Главное — правильно подготовить файл, выбрать подходящую систему электронного документооборота и корректно выполнить процедуру отправки. Соблюдение этих шагов поможет избежать ошибок и ускорит процесс работы с документами.
