| Принцип | Описание |
| Полнота | Учет всех входящих, исходящих и внутренних документов |
| Достоверность | Точное отражение информации о документе |
| Своевременность | Регистрация документа в день поступления или создания |
- Журналы регистрации (в бумажном виде)
- Картотеки документов
- Алфавитные и предметные указатели
- Специализированные программы документооборота
- CRM-системы с модулями учета документов
- Локальные базы данных
- Облачные сервисы хранения документов
| Реквизит | Назначение |
| Регистрационный номер | Уникальный идентификатор документа |
| Дата регистрации | Фиксация времени поступления/создания |
| Краткое содержание | Описание сути документа |
| Исполнитель | Ответственное лицо за работу с документом |
- Проверка целостности конверта или пакета
- Фиксация даты получения
- Присвоение входящего номера
- Заполнение регистрационной карточки
- Передача документа ответственному лицу
| Этап | Действия |
| Подготовка | Проверка правильности оформления |
| Регистрация | Присвоение исходящего номера |
| Отправка | Фиксация способа и даты отправки |
- Журналы регистрации - не менее 5 лет
- Электронные базы данных - постоянно
- Реестры документов - в соответствии с номенклатурой дел
- Разработайте положение о документообороте
- Обеспечьте регулярное резервное копирование данных
- Проводите периодические проверки полноты учета
- Обучите сотрудников правилам работы с документами
Автоматизация учета документов
Для эффективного учета документов рекомендуется использовать специализированные системы электронного документооборота (СЭД), которые позволяют автоматизировать процессы регистрации, учета и контроля исполнения документов.
