Систематический учет документов обеспечивает порядок в делопроизводстве и быстрый доступ к необходимой информации. Рассмотрим основные принципы организации учета документов в организации.

Содержание

Систематический учет документов обеспечивает порядок в делопроизводстве и быстрый доступ к необходимой информации. Рассмотрим основные принципы организации учета документов в организации.

Основные принципы учета документов

ПринципОписание
ПолнотаУчет всех входящих, исходящих и внутренних документов
ДостоверностьТочное отражение информации о документе
СвоевременностьРегистрация документа в день поступления или создания

Системы учета документов

Традиционные методы

  • Журналы регистрации (в бумажном виде)
  • Картотеки документов
  • Алфавитные и предметные указатели

Электронные системы

  1. Специализированные программы документооборота
  2. CRM-системы с модулями учета документов
  3. Локальные базы данных
  4. Облачные сервисы хранения документов

Обязательные реквизиты учета

РеквизитНазначение
Регистрационный номерУникальный идентификатор документа
Дата регистрацииФиксация времени поступления/создания
Краткое содержаниеОписание сути документа
ИсполнительОтветственное лицо за работу с документом

Порядок учета входящих документов

Пошаговая процедура

  1. Проверка целостности конверта или пакета
  2. Фиксация даты получения
  3. Присвоение входящего номера
  4. Заполнение регистрационной карточки
  5. Передача документа ответственному лицу

Учет исходящих документов

ЭтапДействия
ПодготовкаПроверка правильности оформления
РегистрацияПрисвоение исходящего номера
ОтправкаФиксация способа и даты отправки

Сроки хранения учетных данных

  • Журналы регистрации - не менее 5 лет
  • Электронные базы данных - постоянно
  • Реестры документов - в соответствии с номенклатурой дел

Рекомендации по организации учета

  1. Разработайте положение о документообороте
  2. Обеспечьте регулярное резервное копирование данных
  3. Проводите периодические проверки полноты учета
  4. Обучите сотрудников правилам работы с документами

Автоматизация учета документов

Для эффективного учета документов рекомендуется использовать специализированные системы электронного документооборота (СЭД), которые позволяют автоматизировать процессы регистрации, учета и контроля исполнения документов.

Другие статьи

Что такое кредитный рынок и прочее